書類の整理術・非破壊スキャナのススメ

コミュニケーションの正体とは？



こんにちは。
ハートストリングスの田中孝憲です。

「カウンセリング、コーチングを活かした職場改善と、自動車メーカーなど機械設計エンジニアとして従事、各社で身についたノウハウを業務効率化に活用しています。」
《カウンセリング、コーチング、国家資格キャリアコンサルタント、元リストラがん患者》

書類の整理術・非破壊スキャナのススメ

書類が大量に溜まっていることはありませんか？

 

セミナーや講座の資料、会報誌などを
クリアファイルに入れて
ファイルボックスで分類していましたが

大量に溜まってきたので
どうしようか考えていました。

 

中には不要なものもあります。

 

そこで以下のように分類しています。

• 【レベル１】　紙で保存したいものは紙として保存
• 【レベル２】　紙保存まで必要ないけど、内容は保存しておきたいもの
• 【レベル３】　いらないものは破棄

 

【レベル２】紙まで必要ないけど内容は保存しておきたいものは

データ化すればいいですね。

 

まだ捨てる勇気はないけど一応保存しておきたいものも
【レベル２】です。

 

今までは

複合機プリンタのスキャナを使って
資料を保存していました。

また
図書館で借りた本で買うほどではないけど

気になる部分はデジカメでパシャリと
撮って保存しています。

 

困ったこと

フラットスキャナなので
ページをめくって　→　置いてと
手間と時間がかかっていました。

 

Ａ４冊子だと開くとＡ３になります。

Ａ３の資料となると
そのままスキャンできません。

 

解決策

連続でスキャンできるドキュメントスキャナは
ホッチキスを外さないといけません。

↓ドキュメントスキャナ

Ａ３は不可。
紙が薄いとできなさそう。

 

そこで見つけたのが

【非破壊スキャナ】

 

以下のようなモノです。

 

デスクライトの形をしたスキャナで
資料を置いてページをめくっていくだけ。

Ａ３もスキャンできる。

 

何社か発売されていますが
文字が読めればいい程度なら
十分活用できます。

 

これで溜まっている資料を
ガンガン捨てていくことができます！

 

スマホでもできる

非破壊スキャナまでは必要ないという方は
スマホを使う方法があります。

• スマホ
• スマホスタンド
• 画像・PDFファイル変換アプリ

でスキャンしてデータ化することができます。

スタンドはこちらが安くて便利！デジカメも使えます。

LEDライト付き撮影ボックスもあると色々便利です。

一番簡単な方法

非破壊スキャナを使わないときは

デジカメで撮った画像を
パソコンのソフトで画像をまとめてPDF変換する方法を使っています。

ソフトは「画像　PDF　ソフト」で検索すると
無料で使えるソフトがたくさん出てきます。

ソフトではなくオンラインで変換できる
サイトもありますが

画像が重いと時間がかかりますので
PCソフトのほうが早く大量に処理できます。

私はシンプルなこちらを使っています。

 

 

年末の大掃除は
早めにこまめにやるとラクですね！

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