書類の整理術・非破壊スキャナのススメ
コミュニケーションの正体とは?
こんにちは。
ハートストリングスの田中孝憲です。
「カウンセリング、コーチングを活かした職場改善と、自動車メーカーなど機械設計エンジニアとして従事、各社で身についたノウハウを業務効率化に活用しています。」
《カウンセリング、コーチング、国家資格キャリアコンサルタント、元リストラがん患者》
書類の整理術・非破壊スキャナのススメ
書類が大量に溜まっていることはありませんか?
セミナーや講座の資料、会報誌などを
クリアファイルに入れて
ファイルボックスで分類していましたが
大量に溜まってきたので
どうしようか考えていました。
中には不要なものもあります。
そこで以下のように分類しています。
- 【レベル1】 紙で保存したいものは紙として保存
- 【レベル2】 紙保存まで必要ないけど、内容は保存しておきたいもの
- 【レベル3】 いらないものは破棄
【レベル2】紙まで必要ないけど内容は保存しておきたいものは
データ化すればいいですね。
まだ捨てる勇気はないけど一応保存しておきたいものも
【レベル2】です。
今までは
複合機プリンタのスキャナを使って
資料を保存していました。
気になる部分はデジカメでパシャリと
撮って保存しています。
困ったこと
フラットスキャナなので
ページをめくって → 置いてと
手間と時間がかかっていました。
A4冊子だと開くとA3になります。
A3の資料となると
そのままスキャンできません。
解決策
連続でスキャンできるドキュメントスキャナは
ホッチキスを外さないといけません。
↓ドキュメントスキャナ
A3は不可。
紙が薄いとできなさそう。
そこで見つけたのが
【非破壊スキャナ】
以下のようなモノです。
デスクライトの形をしたスキャナで
資料を置いてページをめくっていくだけ。
A3もスキャンできる。
何社か発売されていますが
文字が読めればいい程度なら
十分活用できます。
これで溜まっている資料を
ガンガン捨てていくことができます!
スマホでもできる
非破壊スキャナまでは必要ないという方は
スマホを使う方法があります。
- スマホ
- スマホスタンド
- 画像・PDFファイル変換アプリ
でスキャンしてデータ化することができます。
スタンドはこちらが安くて便利!デジカメも使えます。
LEDライト付き撮影ボックスもあると色々便利です。
一番簡単な方法
非破壊スキャナを使わないときは
デジカメで撮った画像を
パソコンのソフトで画像をまとめてPDF変換する方法を使っています。
ソフトは「画像 PDF ソフト」で検索すると
無料で使えるソフトがたくさん出てきます。
ソフトではなくオンラインで変換できる
サイトもありますが
画像が重いと時間がかかりますので
PCソフトのほうが早く大量に処理できます。
私はシンプルなこちらを使っています。
年末の大掃除は
早めにこまめにやるとラクですね!
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